「ISOのための記録作成が大きな負担」という課題を抱えている企業は多いと
思います。日常業務と密接な関係にあるQMSでは特に多いのではないでしょうか。
2015年に変わり「QMSと事業との一体化」「文書や記録への要求低減」が大きく
掲げられていますが、やはり多くの企業が「ISOのための記録作成」に時間を
割かれているのを感じます。
では、どうやって記録作成の負担を減らすのか。私も時には「思い切ってこの
記録を無くしてみてはどうですか」と言ってしまうのですが、企業のISO担当者
にとっては無くすことの不安が大きいことはお察しします。
そこで、提案したいのが「記録の統合」です。一つの要求事項に1枚の記録様式を
当てているケースが多いのですが、結果として同じ情報を重複して記入することに
なったり、記載する部分が非常に少なく空白の多い記録になったりしていることが
あります。
仮に、同じ量を記載するとしても、2枚の記録を作成するのと1枚を作成するのでは
時間的にも精神的にも変わってきます。
記録の統合であれば、記録を廃止する不安を抱えることなく負担軽減が図れます。
限られた様式のスペースに統合する過程で、不要な記入欄が見えてきて整理（削減）
が進むことも期待できます。
私が統合できる可能性を感じている一例は、以下があります。
■4.1課題＋4.2ニーズと期待＋6.1リスクと機会
■8.2.2顧客要求＋8.2.3レビュー記録
■8.3.2設計計画＋8.3.4レビュー・検証・妥当性確認記録
■8.3不適合処置記録＋10.2是正処置記録
思いつくままに書き出しましたので、個々の統合是非は企業のQMS運用状況や
考え方に合わない可能性もありますが、逆に他にも統合できる記録は多くある
と思います。
挙げた一例が記録統合を検討する際の参考やヒントになれば幸いです。
