部門間の壁がない組織だからこそのリスク

審査のつぶやき写真


営業部門から設計部門へ、或いは設計部門から製造部門へ引き継がれる情報
(文書や口頭)が少ない組織があります。注文書や設計図面などの必須と
いえる情報はあるのですが、お客様の望むイメージや人柄や好み、競合との
差異などを含む受注までの経緯、或いは製造時に注意して欲しい事や小さな
心配事などの「その他の情報」が少ないのです。それも記録として残る文書
が少ないのです。

そのような組織の特徴として最も多いのは、部門間のコミュニケーションが
悪く表面的な情報しか引き継がれず、結果として何度も部門間で問い合わせ
たり、時には不良品が発生したりする組織です。この悪い特徴は、ある意味
「納得」するのですが、全く逆の特徴を持つ場合も少なからずあります。

それは、部門間のコミュニケーションが非常に良好で、且つ、営業・設計・
製造の枠を超えて「一体」となって業務をこなしている組織です。

「引き継ぎ時の情報が少ないですね」と聞くと、「設計者も営業打ち合わせ
に同行することが多いですし、設計者も製造現場によく行きますので、“引
き継ぎ”という感覚はあまり持っていません」などと返ってくるのです。

インタビューでの感触からもそのことが分かれば「素晴らしい!」と感じ、
賛辞も送ります。

しかし!第三者の視点からはリスクも感じます。

今現在の「人」で成り立っている間はいいのですが、退職したり、新たに
加わったり、管理者が変わったりと「人」に変化が起きることを想定すると
「安定した仕事の仕組みと言えるでしょうか?」或いは「“区切り”として
の引き継ぎ、その記録としてのある程度の“文書”は必要ないでしょうか?」
と問い掛けたくなるのです。

「創業以来の社風ですから」、「長年かけて培ってきた雰囲気なのです」と、
気に留めていただけないことも多いのですが、「是非、是非、今の状況が
続いて欲しい」と心から願いながら懸念を伝えることも審査員の役割の一つ
だと私は思うのです。