文書体系図

文書体系図
文書体系図

 

上記のような文書体系図を示し、文書の構造を示して、
文書の位置づけ、あり方を示すという方法があります。

この場合、一番上位にある「マニュアル」が
基本的な考え(目的)や押さえるべき項目を示し、
方向性を定めるものとしてあります。

次に、各プロセス毎に見た場合の必要な文書を示す「規定」があり、
一番下は、それらをより具体化した「要領・手順書」といった文書が
あるという、文書の構造化を示しています。

似たようなものとして、日本の法体系があります。


法体系図
法体系図


一番上位にある憲法は、法の基本構造を示す根本のもので土台と
なるものです。それに基づき、その下に、各法律、労働安全衛生法や
廃棄物処理法などの個別法があり、各個別法をより具体化した
政令・省令がその下にあります。これは、内閣府や各省庁が定める
施行令といったものです。

話を戻しますと、
品質マニュアルなどの文書を作成するにあたって、
いかに、現場の運用、実行を促すかを考えた場合、文書は
なるべくわかりやすく、なるべく少なくする、と考えがちですが、
基本を示すもの、目的や考え方を示すものが抜けてしまわない
ように注意しないといけません。

例えば、現場目線に立って、品質マニュアルを5W1Hで、
具体化してわかりやすくしているが、肝心の規格要求事項が
漏れているといったようなことです。

また、現場の作業手順書などは、具体的なものでないと
困りますが、その上位となる文書、マネジメントシステムを
記述した文書はPDCAサイクルを回すといったように、ある程度、
抽象的なものの記述に留めておくと有用性が高いと思います。

なぜなら、記述を具体化してしまうと、その具体性に活動が
縛られてしまい、マネジメントシステムの意図である、画一的で
ない、主体的な目標達成の取組みができなくなってしまうから
です。

なるべく文書は少なく、簡素化した方がよく、
また、文書体系に基づき、必ず規定を作成し、
要領・手順書の作成も必要だということではありません。

しかしながら、文書体系にある背景、
つまり、文書には、基本原則(要求事項)や目的、意図は
欠かせないものであることは、押さえておく必要があります。