ある企業でお聞きした話です。内部監査員から、ISO事務局でもある品質
保証部に対して「2015年版では文書化要求が減っているのだから、
“品質保証体系図”も不要ではないか」と指摘されたとのことでした。
廃止しても大丈夫でしょうか？と。
規格要求を簡単に言うと「組織のＱＭＳのプロセスを確立すること。
そして、必要ならば・必要な程度の“文書化”をすること」となります。
従って“品質保証体系図”の廃止が必ずしも規格に反するとは限りません。
事前に目にしていましたが、改めて”品質保証体系図“を確認しました。
各プロセスで使用する記録様式や規定や手順書等の文書類も記載されており、
いわゆる“文書体系図”の役割も持っていました。そして、私の感想は
「組織の規模や業務内容を考慮すると、記録や規定文書・手順書が多過ぎ
る」でした。
そこで、私は少し視点を変えて検討することを提案しました。
まずは“品質保証体系図”がどのような目的で作られ、どのように活用する
ことが出来るかの検討です。答えの一つは、会社のＱＭＳ体系を「把握」
することです。
先の内部監査員の「文書の要否を再考する」視点に沿って考えるならば、
まずは記録様式や文書類の削減可能性を検討してみることを提案しました。
その時にこそ「必要ならば・必要な程度の文書化」の発想が効いてくることも。
「把握」するという価値が増し、どこから着手するのかの決定と、進捗状況の
把握にも役立ちます。その検討の最後に、“品質保証体系図”の要否を検討
してもよいでは？とも付け加えました。
ISOのスリム化・シンプル化は非常に大切なことです。それぞれの文書や記録、
活動の目的と活用に着目して改善を進めると、よい改善が進むと思います。
