内部監査で見つけた問題点を「不適合」にするか、「観察事項」にするかで迷います、と質問を受けることがあります。
「不適合」にすると厳し過ぎるかも知れないし、「観察事項」にすると甘いかも知れないとの思いからです。
実はこの迷い、審査員にとっても他人事ではありません。
規格要求事項と組織が定めたルールへの適合性と有効性を判断等と、定義はありますが、その判断では迷うこともあります。
冒頭の質問には、「確実に再発防止を行って欲しい問題点は不適合」と判断することを提案しています。観察事項に対しては再発防止をしないということではありませんが、例えば関係者への口頭指導等で済むと思われる場合等があたると考えます。
提案の観点は、「問題点」に焦点をあてるのではなく、「再発防止」に焦点をあてるということです。当然ながら両者は深く関係するので、単なる言い換えと感じるかも知れません。
ですが、問題点を挟んだ監査する側・受ける側の関係においては、問題点を責める雰囲気にならず、今後の改善に向けた前向きな雰囲気になると考えています。
私も審査員として迷う時があると書きましたが、その時に考えることは同じです。もちろん、認定を受けた外部審査員として従うべき基準等は多岐に渡りますが、「これから」に目を向ける基本的な考えは同じです。
内部監査は、ISOの為だけではなく、社内のコミュニケーションとして貴重な機会です。その在り方について、社内で広く意見を交わすことが更なる活用になると考えます。
